8 onmisbare onderdelen van een Sociale Newsroom

/0 Reacties/in /door

De newsroom is een online plaats  waar ondernemingen recente persberichten, financiële gegevens en andere belangrijke informatie beschikbaar stellen voor de pers en andere relaties, bijvoorbeeld investeerders. Anders dan een ‘normale’ perspagina op de site is een newsroom dynamischer en ontsluit de nieuwsberichten online en naar sociale media.

De newsroom speelt een belangrijke rol in een communicatiestrategie om mensen up-to-date te houden over een merk of organisatie. Maar waar moet je op letten bij een newsroom?

Danielle Capriato, manager strategische communicatie bij het Amerikaanse PR Newswire, schreef daarover een blog met de 8 essentiële features die een online newsroom dient te hebben. Een aardig overzicht.

  1. Design moet passen bij de huisstijl

Een newsroom is integraal onderdeel van het merk, en dat moet te zien zijn, ook als  de newsroom is uitbesteed aan een derde partij. Kies altijd voor de mogelijkheid om het design en uiterlijk te kunnen beïnvloeden en aan te passen aan de look & feel van de website van uw organisatie of merk. Deze design-matching zorgt voor een betere veel ervaring van de gebruikers, en maakt ze  ook duidelijk wie de afzender van de  informatie is.

  1. Zorg dat de newsroom responsief is

Zorg voor een responsive ontwerp, dus een site die zich aanpast aan de mobiel of tablet  van de bezoeker van de newsroom. Dit is des te belangrijker met de komst van een nieuw Google-algoritme. Dat waardeert sites die geschikt zijn voor het gebruik met de mobiel hoger. Bovendien is het voor de gebruiker natuurlijk ook prettig als de newsroom-site zowel met pc, tablet of mobiel goed werkt. Is de site niet responsive?   Ook zonder responsive design kan een de inhoud van een site worden geoptimaliseerd voor mobiel. Google heeft een test ontwikkeld waarmee de mobiel-vriendelijkheid van een site is te testen.https://www.google.com/webmasters/tools/mobile-friendly/

  1. Multimedia, Multimedia, Multimedia

Geen verhaal is compleet zonder sprekende beelden en visuals, dus zorg dat de inhoud van de site multimediaal is. Gebruik iedere kans op de site om de content visueel te ondersteunen. Van de banner op de homepage tot de digtale perskit met streaming video en beeldgalerijen waarvan hoge resolutiefoto’s zijn te downloaden (rechtenvrij).

  1. Integratie sociale media in de newsroom

Zorg voor tools waarmee de bezoekers berichten kunnen delen via sociale media. Dat kans simpelweg door buttons te plaatsen waarmee direct kan worden gepost op Facebook, Twitter, LinkededIn of Google+. Dit verhoogt de online zichtbaarheid en het bereik van een bericht. Ook kunnen feeds van de eigen sociale media-kanalen worden geïntegreerd in de newsroom, evenals het financiële ‘social medium’ StockTwits of SlideShare. Door deze sociale media  binnen te halen in de newsroom krijgt de bezoeker een compleet beeld van de onderneming.

  1. Zorg voor rapportage en tools voor analytics

Zorg dat dataverzameling en analyse  op orde is om de return of investment te kunnen vaststellen. Daarvoor zijn de  belangrijkste sitestatistieken nodig, zoals pageviews, unieke bezoekes, herkomst publiek en de apparaten waarmee ze de site bezoeken. Integreer IP-tracking om te zien of grote media, investeerders en andere belangrijke stakeholders om verdere informatie aan ze te kunnen bieden en de relaties met ze te versterken.

  1. Bereid de newsroom voor op een crisis

Een newsroom zal een centrale positie moeten innemen in crisiscommunicatie. Een organisatie moet daarom real-time toegang hebben om bij een crisis direct informatie aan de media beschikbaar te stellen en de boodschap up to dat te houden. Sommige newsrooms hebben een crisisfunctie, waarbij de site ineens naar en crisisindeling wordt omgezet, meestal gestript van allerlei toeters en bellen.

  1. Bescherm gevoelige en exclusieve informatie 

Wilt u bepaalde informatie aan een select aantal gebruikers beschikbaar stellen, bijvoorbeeld een nieuwsbericht met een embargo voor de pers? Een password kan ervoor zorgen dat deze informatie niet bij het brede publiek terecht komt, maar wel door journalisten gebruikt kan worden voor hun artikelen.

  1. Gebruik interactive displays met relevante informatie

Geef de stakeholders toegang tot de infomatie die voor hen van belang is. Zo zal een beursgenoteerd bedrijf ervoor moeten zorgen dat financiële gegevens gemakkelijk toegankelijk zijn voor analyse, bijvoorbeeld via een dynamische scherm dat de aandelenkoersen weergeeft of een interactieve grafiek. De meeste ondernemingen hebben dit soort relevante content en de newsroom kan een waardevolle bron van informatie zijn.

Hoe benut je een Social Newsroom bij crisiscommunicatie?

/0 Reacties/in , /door

Het kan ieder bedrijf overkomen. Een onverwachte calamiteit die voor negatieve nieuwsgaring zorgt waarmee je zorgvuldig opgebouwde bedrijfsreputatie in één keer onder druk komt te staan. Hoe gaat jouw organisatie te werk bij crisiscommunicatie?

Een recent voorbeeld hiervan was de asbest-affaire in Utrecht waar de online communicatie allesbehalve vlekkeloos verliep. Toegegeven; het incident kwam als donderslag bij heldere hemel maar toch gaf het mij het gevoel dat de gemeente geen scenario klaar had liggen voor haar online communicatie.

Zo was er niet direct een “online hub” waar alle informatie rondom de asbestkwestie voorhanden was. Hier had een Social Newsroom  een heleboel onduidelijkheden kunnen voorkomen. Los van de inhoudelijke feiten; op deze Newsroom had burgemeester Aleid Wolfsen ook persoonlijk de communicatie kunnen voeren. Hij kwam in eerste instantie niet terug van vakantie en zijn optreden kwam hiermee onder vuur te liggen. Maar de argumentatie van zijn afwezigheid was online in geen velden of wegen te bekennen.

Social media bij crisiscommunicatie

Bedrijven hebben vaak wel een (communicatie)plan voor crisiscommunicatie. Maar Social Media en hun rol bij een crisis worden vaak niet in deze plannen opgenomen. En juist Social Media spelen bij een calamiteit juist de toonaangevende rol. Zij lopen als een rode draad door crisiscommunicatie heen. Goed anticiperen op de berichten vanuit Social Media maakt het grote verschil tussen een succesvolle crisiscampagne of een gebroken bedrijfsreputatie.

Zorg in een crisis voor je eigen betrouwbaarheid en leiderschap door accurate en actuele informatie zelf te bundelen in een Social Newsroom. Met goede communicatie kom je een crisis sneller te boven en voorkom je een hoop reputatieschade.

Social Newsroom gereed

Een ander zeer belangrijk item is; hoe houd je tijdens een crisis controle over alle berichten- en geruchten op Social Media en hoe anticipeer je hierop? Eén zaak is zeker; huidige websites zijn niet geëquipeerd voor actuele berichtgeving via Social Media in een overzichtelijk platform. En er is geen koppeling met een monitoringsdienst die die verder gaat dan Google Alert. Een professionele monitoring dienstverlener die direct 24/7 informatie ter beschikking stelt en alle berichten en tweets  weergeven over je organisatie.

De belangrijkste optie: ontwikkel nu al een Social Newsroom en voeg deze toe aan je bestaande website. Zet deze Newsroom nu al in de steigers of nog beter; voeg deze in ieder geval toe aan je corporate website. Het zal het belangrijkste communicatieplatform vormen om crisiscommunicatie digitaal goed af te handelen.

Een Social Newsroom biedt ongelooflijk veel voordelen

De Newsroom biedt jou het platform om alle informatie rondom de calamiteit actueel en met inhoud vanuit diverse Social Media te regisseren. Niet alleen kun je geruchten of onwaarheden ontzenuwen; je hebt ook de regie over de juiste informatie. Dat is belangrijk voor zowel klanten, consumenten, belanghebbenden en alle andere stakeholders. Maar ook voor journalisten die zich door de berichten op Social Media heen worstelen en proberen er waarheden uit te filteren.

Wat moet er allemaal terugkomen in de Newsroom?

Bij een crisis zoals in Utrecht word je als bedrijf afgerekend op de “kwaliteit en actualiteit” van crisiscommunicatie. Social Media voert hierin de hoofdtoon waarbij  een Social Newsroom de plek waar alle sociale content samenkomt. Een stream van informatie en een overzicht waar content wordt geaggregeerd vanuit verschillende platformen. Wees voorbereid op een groot aantal vragen en zorg dat scripts en mensen klaarstaan. Concentreer je vooral op Twitter. Daar speelt het gros van de real time communicatie zich af.

Het is de plek waar consumenten, journalisten, media en andere gegadigden alles kunnen vinden over de crisis. De achtergrond, de oorzaken, de tijdelijke oplossingen, de woordvoerders..etc. Het brengt alle informatie samen in een overzichtelijke centrale plek. De Social Newsroom dient als centralisering van alle content die horen bij een crisis, campagne of corporate communicatie.

Denk bij de inrichting van een Social Newsroom aan de mogelijkheden van streaming om interviews en persconferenties uit te zenden. Deze persconferenties kunnen dan altijd op ieder moment worden teruggekeken. Iedere organisatie doet er goed aan om alle sociale media modules vanuit een interactieve digitale omgeving te regisseren. Bundel alle actuele en relevante informatie rondom een crisis op in de Social Newsroom die direct vanuit je corporate homepage is te openen.

Ben jij ook online al klaar voor een crisis?

Helderheid, volledigheid en actualiteit van communicatie haalt bij een crisis de angel uit de crisis en kalmeert de emotie.

Wees ten tijde van de crisis volledig in je communicatie en reageer snel en betrokken! Zaak is dus om naast de strategie en executie rondom crisiscommunicatie ook oog te hebben voor de inrichting van de online omgeving waar vanuit snel en effectief gecommuniceerd kan worden.

Marcel Olislagers